Ochrana osobných údajov

tlač | Stiahnuť ako PDF

Prevádzkovateľ:

Raben Logistics Slovakia s.r.o.

IČO:

35704390

Sídlo:

Diaľničná cesta 28, 903 01  Senec,

Web:

slovensko.raben-group.com

Kontakt:

gdpr.sk@raben-group.com

(ďalej len „my“)

 

Tento dokument sa vzťahuje na spracovanie osobných údajov fyzických osôb, čiže našich zákazníkov, príjemcov zásielok alebo odosielateľov.

 

Čo sa v tomto dokumente dozviete?

  • Kto sme a prečo spracovávame Vaše údaje    
  • Aké údaje spracovávame    
  • Odkiaľ údaje získavame    
  • Komu môžeme údaje odovzdať    
  • Kedy môžeme údaje odovzdať do zahraničia    
  • Ako dlho máme údaje pri sebe    
  • Aké sú vaše práva

 

1. Kto sme a prečo spracovávame Vaše údaje?

Spoločnosť Raben Logistics Slovakia s.r.o. ponúka komplexné logistické služby a národnú a medzinárodnú prepravu tovaru. Ochrana osobných údajov je pre nás veľmi dôležitá, preto vždy postupujeme v súlade s právnymi predpismi a osvedčenými medzinárodnými normami.

 

Pravidlá spracovania osobných údajov sa týkajú len fyzických osôb, preto nižšie uvedené informácie platia najmä pre nich. Maximálne úsilie však vynakladáme na ochranu všetkých údajov, ktoré používame.

 

Spracovanie osobných údajov na základe zmluvy

Do tejto časti patrí spracovanie, ktoré súvisí s ponukou a poskytovaním našich služieb (uzatvorením a plnením zmluvy). Ide predovšetkým o národné a medzinárodné cestné, letecké a námorné prepravné služby a komplexné logistické služby ako napríklad vykládka a dekonsolidácia, vyzdvihnutie a zaistenie zásielok a ich príprava na distribúciu a ďalšie doplnkové služby (označovanie, balenie a podobne).

Na základe toho spracovávame vaše osobné údaje, ktoré sú, stručne povedané, nevyhnutné na vykonanie prepravy a ak je to nutné, spracovávame aj údaje ďalších účastníkov zmluvného vzťahu alebo inak dotknutých osôb (adresátov, vodičov a pod.). Bez spracovania týchto údajov vám nemôžeme ponúknuť ani poskytnúť naše služby. Preto sa v tomto prípade k spracovaniu nevyžaduje váš osobitný súhlas. Ak by ste nám neposkytli potrebné údaje, nemohli by sme s vami zmluvu uzatvoriť.

 

Spracovanie osobných údajov na základe oprávnených záujmov

Ďalším základom pre spracovanie osobných údajov je ochrana vašich či našich práv a záujmov alebo záujmov ďalších osôb. Pod tento základ spadajú najmä nasledujúce operácie:

  • zlepšovanie a vývoj našich produktov a služieb;
  • priamy marketing, ktorý zahŕňa ponuku našich produktov alebo služieb či služieb a produktov priamo súvisiacich;
  • prevencia a odhaľovanie trestnej činnosti;
  • určenie, obhajoba a vymáhanie právnych nárokov a pohľadávok;
  • ochrana majetku a osôb vrátane sledovania priebehu prepravy a monitorovania skladov a dep pomocou kamerových záznamov;
  • vyhodnocovanie a zlepšovanie našej obchodnej činnosti (hodnotenie kvality služieb, reklamácií, využitia kapacít, distribučných kanálov, zloženia zákazníckeho portfólia, účinnosti propagácie atď.);
  • interné funkcie nevyhnutné na našu činnosť, a to aj na úrovni skupiny podnikov, do ktorej patríme (audit, kontrola, prevádzka IT, účtovné a daňové evidencie, administratíva atď.).

 

Z dôvodu ochrany záujmov nahrávame aj  niektoré naše vzájomné telefónne hovory, aby sme vždy presne vedeli, o čom sme spolu hovorili. Hovory môžeme tiež nahrávať, spracovávať a následne vyhodnocovať tak, aby sme mohli nabudúce čo najlepšie vyhovieť vašim požiadavkám, prianiam a potrebám. Môžeme sa s Vami tiež spojiť a overiť, či ste boli s našimi službami spokojní. O nahrávaní budete vždy informovaní pred uskutočnením hovoru.

 

Proti spracovaniu založenému na oprávnených záujmoch je možné podať námietku, ktorú preskúmame a zhodnotíme, či dané spracovanie spĺňa požiadavky predpisov. Viac o svojich právach nájdete ďalej v tomto dokumente.

 

Spracovanie osobných údajov na základe právnych predpisov

Právne predpisy nám v niektorých prípadoch ukladajú povinnosť spracovávať vaše osobné údaje. Ide najmä o spracovania za účelom:

a.   uchovania a archivácie údajov podľa zákonných požiadaviek (účtovné a daňové predpisy, archivovanie a pod.)

b.   plnenia ďalších právnych povinností (napr. pri spracovaní informácií v daňovej, účtovnej alebo inej administratívnej oblasti)

c.   plnenia povinností podľa sektorových predpisov (zákon o cestnej preprave vrátane všetkých sprievodných predpisov, predpisy EÚ a medzinárodne zmluvy týkajúce sa prepravy - prehľad predpisov nájdete na stránkach ministerstva dopravy)

 

Spracovanie osobných údajov so súhlasom dotknutej osoby

V niektorých prípadoch sa k spracovaniu osobných údajov vyžaduje súhlas dotknutej osoby. Podrobnosti o účele a ďalších podmienkach spracovania sú uvedené priamo v súhlase. Súhlas so spracovaním je možné kedykoľvek odvolať, no na predchádzajúce spracovanie nemá odvolanie súhlasu vplyv.

 

2. Aké údaje spracovávame?

Spracovávame najmä údaje, ktoré potrebujeme k ponuke a poskytovaniu našich služieb (uzatvorenie zmluvy o preprave a jej vykonanie). V podstate pôjde o všetky údaje, ktoré sú v zmluvách alebo iných podobných formulároch alebo ktoré sme si oznámili za týmto účelom ústne či inou dohodnutou formou. Ak je to z hľadiska vlastností služby nevyhnutné, môže sa spracovanie týkať aj ďalších osôb (príjemcovia zásielky, objednávatelia a odosielatelia prepravy, zamestnanci, vodiči a pod.).

Niekedy budeme vaše údaje spájať s ďalšími informáciami alebo vytvárať nové údaje, ktoré z daných informácií vyplývajú alebo s nimi súvisia. To je dôležité najmä na určenie práv a povinností vyplývajúcich zo zmluvy, ochranu našich či vašich záujmov alebo dodržiavanie našich zákonných povinností (napr. zlepšovanie a vývoj produktov, služieb a obchodnej činnosti, vymáhanie pohľadávok alebo odhaľovanie podvodov).

Najčastejšie budeme spracovávať vaše identifikačné, popisné a kontaktné údaje (najmä na zadanie prepravy a doručenia), údaje týkajúce sa služieb alebo produktov (napr. doklady týkajúce sa zásielok vrátane typu alebo obsahu zásielky), finančné údaje (napr. na vykonanie platieb), údaje potrebné na vybavenie vašich sťažností a ďalšie údaje, ktoré nám poskytnete alebo ktoré zistíme v priebehu poskytovania služieb vrátane údajov, ktoré v súvislosti s našimi záväzkami vytvoríme spracovaním takto získaných údajov. Ak využívate niektorú z našich internetových služieb, spracovávame údaje aj z tejto služby.

 

Kamerové záznamy

Naše obchodné a pracovné priestory môžu byť monitorované kamerami so záznamom, ktorý uchovávame na obmedzenú dobu z dôvodu ochrany majetku, zdravia osôb a našich práv (napr. na dokumentáciu poškodenia majetku alebo tovaru). Konkrétne priestory sú vždy označené príslušnou informačnou tabuľou, ktorá obsahuje základné informácie o prevádzkovateľovi a podmienkach spracovania a tiež odkaz na možnosti získania podrobných informácií.

 

3. Odkiaľ údaje získavame?

Osobné údaje získavame:

1.   Priamo od vás pri uzatváraní a plnení zmluvy;

2.   Z vlastnej činnosti (najmä informácie týkajúce sa služieb, ktoré ste si objednali);

3.   Od iných osôb, ak je to nevyhnutné na plnenie záväzkov zo zmluvy, ak tak stanovia právne predpisy alebo ak na to poskytnete súhlas;

4.   Z verejne dostupných registrov, zoznamov, evidencií alebo internetových stránok (napr. insolventný register, obchodný register, živnostenský register, kataster nehnuteľností a pod.).

 

4. Komu môžeme údaje odovzdať?

Okrem nás, našich zamestnancov a osôb, ktoré sú pre nás činné, môžu osobné údaje spracovávať aj naši zmluvný sprostredkovatelia alebo prevádzkovatelia, ktorí sa podieľajú na zabezpečení našich služieb. Ide najmä o:

  • externých partnerov (dopravcov), ktorí zabezpečujú a vykonávajú prepravu tovaru;
  • spoločnosti skupiny Raben Group N.V. najmä za účelom zabezpečenia spoločných interných funkcií;
  • poskytovateľov IT technológií na spracovanie osobných údajov (aplikácie na komunikáciu a správu e-mailu, klientského portfólia a na riadenie klientskych vzťahov, správu objednávok a riadenie prepravy);
  • dodávateľov služieb nevyhnutných na prevádzku (napr. administratívne a kancelárske služby);
  • poskytovateľov špecializovaných služieb (právnych, konzultačných, finančných, audítorských, HR a pod.);
  • obchodných zástupcov alebo sprostredkovateľov.

 

Ďalší príjemcovia

Ak by sa u nás niečo menilo a prevádzali by sme našu obchodnú alebo inú činnosť ako celok alebo jej časť na inú osobu, boli by súčasťou takéhoto prevodu aj osobné údaje, ktoré sa tejto činnosti týkajú. Rovnako by to bolo v prípade, ak by sme boli v súlade s právnymi predpismi nútení vykonať takéto zmeny.

.

V rámci oprávneného spracovania môžeme osobné údaje odovzdávať aj ďalším osobám (napr. výmena informácií za účelom prevencie podvodov a pod.). Prístup k osobným údajom môžu získať aj ďalšie tretie strany (napr. polícia a iné orgány verejnej moci), ak na to majú zákonom daný dôvod.

 

Mlčanlivosť

Všetky osoby, ktoré s nami spolupracujú a ktoré prichádzajú do styku s osobnými údajmi v rámci plnenia svojich pracovných či zmluvných povinností, sú viazané mlčanlivosťou a dodržujú dostatočné štandardy zabezpečenia vašich údajov.

 

5. Kedy môžeme údaje odovzdať do zahraničia?

Vaše osobné údaje sa môžu odovzdať na spracovanie v rámci EÚ a Európskeho hospodárskeho priestoru (napr. spoločnostiam skupiny Raben Group N.V., poskytovateľom IT technológií alebo ďalším sprostredkovateľom a prevádzkovateľom). Ak by bolo nevyhnutné odovzdávať osobné údaje aj do krajín mimo EÚ/EHP (napr. pri preprave mimo EÚ), vždy tak urobíme až po zodpovedajúcom zabezpečení a doložení záruk, že sa s nimi bude nakladať v súlade s právnymi predpismi.

 

6. Ako dlho máme údaje pri sebe?

Doba uchovania a archivácia osobných údajov závisí od niekoľkých faktorov, ktoré sa uplatňujú podľa konkrétnej situácie, v ktorej sa osobné údaje spracovávajú. Najčastejšie sa osobné údaje spracovávajú po dobu trvania a plnenia zmluvných alebo aj mimozmluvných záväzkov (na zjednodušenie ďalej len „zmluva“). Po skončení zmluvy sa osobné údaje naďalej spracovávajú z dôvodu ochrany našich alebo vašich práv a záujmov (príp. záujmov tretích osôb), a to po dobu nevyhnutnú na ich zabezpečenie alebo výkon. Táto doba je primárne určená podľa (objektívnych) premlčacích lehôt stanovených zákonom (občiansky zákonník) alebo zmluvou. Lehoty sa môžu líšiť podľa druhu záväzku alebo práva, ktorého sa údaje týkajú. V prípade niektorých dokumentov sme povinní údaje, ktoré sú v nich obsiahnuté, uchovávať v lehotách stanovených podľa všeobecne záväzných právnych predpisov (najmä v oblasti cestnej dopravy, účtovníctva, daní, pracovného práva alebo archívnictva podľa osobitného zákona).

 

V prípade udelenia súhlasu prebieha spracovanie do odvolania súhlasu, ak nie je priamo pri súhlase uvedené inak. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať a spracovanie ukončiť.

 

7. Aké sú vaše práva?

Vo vzťahu k spracovaniu vašich osobných údajov môžete využiť nasledujúce práva:

 

Právo na informácie

Na vašu žiadosť máte právo získať informácie pred spracovaním aj počas spracovania. Na žiadosť vás informujeme, či spracovávame vaše údaje a ak o to požiadate, poskytneme vám informácie o účeloch, kategóriách údajov, príjemcoch (kategóriách), dobe uchovania (kritériách), vašich právach vrátane možnosti obrátiť sa na dozorný úrad, zdrojoch údajov (ak nepochádzajú od vás), prípadne o automatizovanom individuálnom rozhodovaní a odovzdávaní do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie (vhodných zárukách).

Právo na prístup

Okrem informácií o spracovaní máte právo na kópiu údajov, ktoré sa o vás spracovávajú.

Právo na opravu

Prevádzkovateľ by mal spracovávať presné údaje, pri zistení nesprávnosti údajov máte právo na opravu.

Právo na výmaz („byť zabudnutý“)

Máte právo na vymazanie svojich údajov, ale len vtedy, ak netrvá iný právne uznaný dôvod na spracovanie, ktorý môže prevádzkovateľ použiť (vrátane ochrany svojich oprávnených záujmov a práv).

Prenosnosť

Máte právo získať spracovávané údaje, ktoré sa spracovávajú na základe súhlasu alebo na základe uzatvorenia alebo plnenia zmluvy a ktoré ste sami poskytli alebo ktoré priamo vyplývajú z vašej činnosti, v strojovo čitateľnom formáte. Platí len pre automatizované spracovávané údaje.

Právo vzniesť

 námietku

Platí pre prípady spracovania z dôvodu verejného záujmu, ktorý prevádzkovateľ zastáva, alebo jeho vlastného oprávneného záujmu, vrátane priameho marketingu. Máte právo vznieť proti takémuto spracovaniu námietku a prevádzkovateľ je povinný spracovanie posúdiť z hľadiska splnenia všetkých pravidiel podľa predpisov. V prípade priameho marketingu takéto spracovanie po vznesení námietky vždy zastaví.

Právo na odvolanie súhlasu

V prípade spracovania založenom na vašom súhlase môžete súhlas kedykoľvek odvolať, a to zaslaním požiadavky na e-mailovú adresu gdpr.sk@raben-group.com.

Právo na

obmedzenie

Máte právo na obmedzenie spracovania svojich údajov, ak

- popierate presnosť údajov, a to do doby, kým prevádzkovateľ presnosť overí

- údaje nie sú potrebné na účely spracovania, no požadujete ich spracovanie na určenie, výkon alebo obhajobu právnych nárokov

- ste vzniesli námietku proti spracovaniu, kým sa neoverí, či oprávnené dôvody prevádzkovateľa prevažujú nad vašimi oprávnenými záujmami

- bolo spracovanie údajov protiprávne a namiesto výmazu údajov požadujete iba obmedzenie ich spracovania.

Právo obrátiť sa na dozor, súd

Môžete sa obrátiť na dozorný úrad (Úrad na ochranu osobných údajov - dataprotection.gov.sk/uoou/ alebo súd.

 

Ako môžete uplatniť svoje práva?

Vaše žiadosti, ktoré sa týkajú spracovania osobných údajov, vybavujeme bez zbytočného odkladu, a to najneskôr do jedného mesiaca od doručenia žiadosti. Túto lehotu je možné v prípade potreby a s ohľadom na zložitosť a počet žiadostí predĺžiť o ďalšie dva mesiace. Ak sa tak stane, o predĺžení vás informujeme do jedného mesiaca od prijatia žiadosti spolu s dôvodmi na tento odklad.

 

Kontakt pre žiadosti a otázky týkajúce sa spracovania osobných údajov: gdpr.sk@raben-group.com

 

8. Čo ak sa niečo zmení?

Tieto informácie budeme pravidelne aktualizovať a budú vždy dostupné na našej internetovej stránke. Ak by nastala zásadná zmena v spracovaní osobných údajov, budeme vás o tom priamo informovať.